湖南深思電工實業有限公司

信息化管理  提升企業竟爭力

        ——用友ERP成功應用在深思電工

一、推進理由

深思電工通過用友ERP的實施，搭建了共享的企業的信息化應用平臺，實現了財務與供應鏈業務的一體化，同時內部管理水平進一步提升，各業務部門的工作得到顯著改善：

  1）公司處于電器行業，生產方式面向渠道生產模式與訂單生產模式的結合，對公司生產計劃管理要求高；

  2）ERP的項目實施幫助深思電工對主體業務流程進行了梳理和優化,并借助U8軟件系統及企業相關配套制度加以固化。

  3）企業的內部數據和信息實行專人集中管理，保證了其唯一性、準確性、有效性。

  4）完善了以銷售為源頭的內控體系，實現訂單與發貨情況的跟蹤，對客戶實現信用額度控制，價格折扣的維護、發貨和應收、收款環節得到控制。

  5）實現物料計劃的自動展算，解決了以往手工計劃準確性不高,效率低下的狀況。

  6）建立供應商檔案的管理，實現采購訂單的審批流，到貨、付款等及時跟蹤采購情況。

  7）實現出入庫數據的參照生成，減少手工錄入的差錯；采購入庫單參照到貨前單生成，材料出庫單參照生產訂單生成、產品入庫參照生產訂單生成、銷售出庫單參照發貨單生成。對公司各職能部門能及時了解到庫存的狀況。

  8）實現成本聯副產品核算，使公司產品核算更加準確;

  9）通過計劃管理應用，減少了人工核算的難度，減少了計劃運算的周期，減少了公司呆滯品庫存積壓；

1. 二、公司簡介

湖南深思電工實業有限公司，成立于1987年，現有員工六百余人，是一家專業生產經營建筑高檔開關、插座、斷路器、照明支架的股份制企業。深思有著二十多年的開關電器專業制造技術經驗，產品均通過中國國家強制性產品認證(CCC認證)。深思營銷網絡遍及全國，多個省市地區設有營銷分部，為各級代理商、消費者提供及時周到的服務。

 信息化歷程

•  2004年開始使用新中大A3財務系統。

•  2008年9月啟動ERP系統項目。

•  2009年2月，財務供應鏈生產一體化ERP項目成功上線。

•  2009年3月，系統運行正常，徹底甩開手工賬，項目順利驗收。

•  2016年6月，啟用成本管理，實現成本系統自動核算。

•  2018年10月，啟用生產計劃管理，系統自動展算采購計劃、生產計劃、委外計劃；

•  2019年5月，升級公司OA系統；統一規范公司審批流程，實現快速審批、符合風控要求；

三、總體應用流程及核心應用模塊

ERP應用范圍

四、關鍵應用價值

• 銷售風險的控制

    應用部門：營銷部、財務部

     管理難點：①開關照明行業銷售模式一般是先款后貨，原則上不允許賒銷。但可以給不同級別的客戶不同的信用額度，應收貨款在其額度范圍內方可允許發貨。實施U8之前，深思電工的營銷部門在發貨之前需要經過多次查詢報表，然進行人工累加計算后與信用額度進行比較，工作量大且麻煩。遇到需要有領導特批的訂單，也只是通過電話或口頭的方式，沒有批準記錄，存在一定的管理漏洞。②銷售價格一般按客戶的重要級別進行折扣處理，且不同的產品折扣不一致。人工模式下容易出錯，且價格方面較難控制，給企業的經營帶來潛在風險。

    關鍵價值：通過U8的銷售管理模塊進行信用額度和價格的控制，對超信用額度的發貨建立信用審批體系。首先財務部門預置不同客戶相應的信用額度和折扣，由系統自動完成信用額度的比對和控制工作，并轉移給不同的信用審批人。銷售價格也是自動獲取，且營銷部門無法更改。既提高了工作效率，又彌補了管理漏洞，從而降低了企業經營的資金風險。

    功能模塊：銷售管理、應收管理

   

• 實時準確的庫存信息

    應用部門：物控部

    管理難點：由于之前的管理不規范，員工意識不高，發生的出入庫業務都是手工記賬或者是臨時寫在物料卡片上，口頭通知就可以領料出庫的現象也時有發生，這種情況下倉庫的賬務比較混亂，實時了解庫存信息就比較困難。

    關鍵價值：通過ERP系統的實施，深思電工實行了帳物分離管理，即庫存由專人依據各部門指令登電腦帳，只管賬，不管物，其他倉管員按系統打印單據收發料，只管物，不管賬。從而建立了一種相互稽核監督的關系。因此庫存信息變的及時準確，各部門也可以通過共享的業務平臺實時了解庫存信息。

    功能模塊：庫存管理、存貨核算

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• 建立標準的財務核算體系

    應用部門：財務部

    管理難點：一方面，深思電工的生產用料缺乏指導依據，都是成批按需領用，物料浪費現象比較普遍，且多領的物料也沒有辦理退料。另一方面，由于在塑料件的生產環節會產生水口料，且這個環節的質量不良報廢情況也經常出現。所以，財務部門在進行產品成本核算的時候很難確認材料的使用狀況，財務核算比較困難。

  應用價值：通過U8產品的物料清單定義單位產品消耗定額，由系統自動計算每張生產訂單的材料需用量，倉庫部門嚴格按單發料。遇到質量不良的情況，填寫超額領料單。這樣深思電工財務部就比較容易的了解每批產品的物料消耗，加強了對生產部門的考核與監督，從而建立起標準的財務核算體系。

    功能模塊：物料清單、生產訂單

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• 建立合理的庫存計劃

    應用部門：計劃供應部

    管理難點：公司產品系列、規格大量增加，計劃展算時間長，計算工作量大；從EXECL分解數據后再錄入到ERP系統，工作重復，錄入耗時；緊急插單多，對計劃影響大；手工計算很難考慮物料的齊套性，容易導致生產線停工待料，對生產影響很大；

    應用價值：通過需求計劃運算，減輕的計劃人員工作量，計算難度，大量減輕計劃計算的時間，提高了計劃人員的工作效率；減少了呆滯料發生，提高了生產用料的配套率。通過梳理了計劃流程，規范了管理制度，明確了操作流程，加強了部門與部門之間的銜接、溝通與制約；規范了管理，減少隨意性，為公司實現“按制度管理、按流程辦事、按標準操作”打下堅定基礎；加強了關鍵環節、薄弱環節的控制，減少了漏洞。提升管理水平及盈利能力，為實現企業價值最大化打下堅定基礎，通過系統數據分析，準確發現生產經營中的薄弱環節。從而有的放矢的進行改進和管理；建立合理安全庫存標準、提高庫存的準確性和周轉率。降低了庫存資金占用。

    功能模塊：物料清單、需求規劃、采購管理、生產管理；

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• 建立成本核算體系

應用部門：計劃供應部

管理難點：成本核算通過費用分攤成本計算難度大，聯副產品對成本影響比較大，數據分攤無法精確；

應用價值：建立了成本核算體系：將相應費用通過成本中心（沖壓、鉚合、注塑、裝配半成品、裝配成品）進行劃分，對原材料、直接人工、制造費用進行核算、分攤，對相應產品進行成本核算。精確到料、工、費對應的成本中心；核算相應的聯副產品（水口料、磷銅邊料等），在相應成本計算的時候，扣減相應成品的成本，使成本核算更加準確；建立了標準成本體系，可以通過標成本與實價成本進行比較，分析當期成本波動的原因，給生產管理提供參考建議；  

  提供報表查詢功能，如：完工產品匯總表、明細表，在現有報表不能提供情況下，利用報表開發平臺方式，在系統里面開發相應報表，以供管理、考核提供依據；

五、客戶證言

公司目前ERP正式上線使用，基本上取代了原有的財務軟件，各數據在試運行過程中完全準確，主流程也順暢，基本達到選型的提出的目標。ERP的實施對公司來說主要有以下幾個方面的收獲：

  1、公司組織架構的完善：通過ERP的實施，公司成立信息部門，為公司集團化管理提供了很好的思路；通過ERP系統設計的流程，公司對部門進行了重組，增設了一些必要的崗位，特別是對生產調度，生產計劃，物料計劃，生產派工等崗位進行了明確的界定，解決了公司原有職責不清，工作不暢的局面。

  2、公司管理行為的規范：通過用友方的流程調研與指導，公司在財務控制系統，生產流程上作了很大的變更，簡化了公司的業務流程，加強了財務的控制功能，公司在推行ISO過程中的一些制度也通過ERP得到了很好的執行。

  3、員工管理意識的提升：作為內地企業，生產管理都是極為混亂的，員工外出培訓學習的機會少，對新事物的接受程度低，不愿意改變。在ERP幾個月的實施中，經過雙方不間斷的強化培訓以及核心管理人員的全程參與，員工對ERP這種帶有先進管理理念的工具產生了認同感，并在努力改變與適應。

  4、雖然在ERP實施中，還有一些問題沒有完全解決，但是用友提供的管理思路，為我們公司解決問題提供了很好的指導，特別是實施方模板的方案與流程，解決問題的深度與維度，讓公司所有管理人員受益非淺。                              

                                                  ---- 劉勝利  深思電工ERP項目經理